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Per tutte le spedizioni fuori dall’UE, escluse le spedizioni di documenti è necessario allegare la fattura/e proforma e/o commerciale. Insieme a tale documentazione è importante allegare anche i documenti inerenti la tipologia di merce che viene spedita.
Comunicare sempre un nominativo di contatto e un contatto telefonico per velocizzare a destino la richiesta delle istruzioni per la dogana d'importazione. Per evitare inutili ritardi o fermi della merce, il cliente deve allegare alle spedizioni sottoposte a dogana, la Dichiarazione di Libera Esportazione. Le fatture che viaggiano insieme alla merce devono seguire alcune regole:
devono essere in lingua inglese
è necessario riportare una descrizione del materiale spedito
nomi di articoli, modelli e codici aziendali non sono comprensibili all'ufficio doganale, si deve necessariamente dichiarare il tipo di merce (spare parts, personal effects, furniture etc etc)
se possibile specificare la destinazione d’uso finale della merce
riportare in fattura l’HS Code (Harmonized System Code o codice) perché ogni tipologia di merce ha una tipologia di dazio (l’informazione può essere recuperata tramite il sito delle http://aidaonline3.agenziadogane.it)
se presente in fattura evidenziare bene l’Incoterms
se si tratta di merce in CITES allegare il documento in triplice copia e anche la Richiesta d’intervento CITES
riportare nelle fatture la EU Declaration e la nazione d’origine
nel caso di spedizioni destinate in Brasile e Argentina riportare la partita Iva o Codice Fiscale del destinatario (CPF o Cuil)
anche se il materiale inviato non è una vendita è obbligatorioil valore in fattura (possibilmente in USD) a soli fini doganali
Molte destinazioni richiedono sulla fattura il timbro e firma in originale (firma con penna blu)